Образец приказа об утверждении графика отпусков на 2017 год

Множество организаций не утруждает себя утверждением плана отдыха своих сотрудников, они в индивидуальном порядке согласовывают дату выхода с соответствующим должностным лицом.

Такая практика свидетельствует о несоблюдении прав работников, которые лишаются возможности результативно планировать рекреационный период. В некоторых случаях работодатель на протяжении целого календарного года не согласовывает заявление, ссылаясь на отсутствие замены. Это порождает недовольство в коллективе.

Для эффективного управления кадровыми ресурсами, недопущения остановки технологического процесса утверждать расписание отдыха необходимо.

Нужно ли утверждать график отпусков приказом?

Правоприменительная практика в этом вопросе разделилась на две позиции, каждая из которых нашла своих сторонников.

Доводы в пользу точки зрения о том, что приказ издавать не нужно.

Унифицировав саму форму графика Т-7, законодатель установил порядок его ратификации в виде грифа утверждения в верхнем правом углу документа. Гриф состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», должности лица полномочного на действие, его подписи, ФИО и даты совершения действия.

Отсутствие ссылки на номер и иные реквизиты распоряжения свидетельствует об отсутствии необходимости его дополнительного издания.

Кроме того, документ храниться в организации 1 год, в отличии от иных кадровых дел, соответственно его регистрация в журнале по основной деятельности или учета кадров исключает возможность уничтожения в срок.

Доводы в пользу противоположного тезиса.

Нормативным актом, регулирующим порядок оформления бланков и иных документов, относящихся к УСОРД, является ГОСТ Р 6.30-2003.

Акт предусматривает порядок утверждения:

  • путем проставления грифа в верхнем правом углу;
  • издания постановления, решения, приказа, протокола об этом действии.

Поскольку сам не содержит информации о порядке его исполнения, контроля, принятие дополнительного акта о его утверждении может решить этот вопрос.

Как утвердить график отпусков приказом?

Подготовкой такого документа следует заняться еще в середине ноября, поскольку само расписание должно быть готово за две недели до начала года.

Процедура состоит из следующих этапов:

  • Кадровая служба или лицо, в чьи обязанности входит ведение этой работы, направляет в адрес начальников всех структурных подразделений служебные записки о необходимости предоставления сводной информации о рекомендуемом периоде отпуска сотрудников. Важно указать в записке срок ее исполнения. У юридических лиц с небольшой штатной численностью, кадровик самостоятельно с помощью опроса может собирать в произвольной форме сведения. И Собранная информация служит основой для подготовки проекта расписания отдыха и приказа о его утверждении;
  • Если в учреждении существует положение или иной локальный акт регулирующий регламент принятия документов и порядок делопроизводства, руководствуясь ими, составляется проект графика и распоряжение о его утверждении;
  • Процесс согласования включает обязательное получение визы следующих должностных лиц: главного бухгалтера, юриста, всех заместителей руководителя;
  • Истребование мотивированного мнения профсоюза, если он существует на предприятии;
  • Утверждение, когда руководитель подписывает его и дополнительно ставит визу в правом верхнем углу графика в грифе утверждения документа;
  • Регистрация производится в кадровом журнале, типовая форма которого не утверждена. Создавать отдельный документ необходимости нет;
  • В заключение проводится ознакомительная процедура, в ходе которой каждый сотрудник ставит подпись и дату на листе ознакомления. Для этих целей может заводиться отдельный журнал.

Отсутствие распоряжения об утверждении графика отпусков не является нарушением и не может привести к наложению на предприятие административного штрафа.

Пример приказа об утверждении графика отпусков на 2017 год

Документ должен отвечать общим требованиям к форме, утвержденным внутри юридического лица, а при их отсутствии, типовым нормам делопроизводства.

Основные требования к сути документа:

  • составляется он на бланке предприятия с обязательным фиксированием полного наименования учреждения;
  • вид самого документа;
  • дата и номер;
  • основание для его издания, к которому относят статья 123 ТК РФ;
  • содержание;
  • порядок ознакомления;
  • особенности контроля за исполнением;
  • подпись директора.

Само расписание отпусков составляется по форме Т-7, и не указывается в качестве приложения к документу, страницы не подлежат нумерации. Важно знать, в случае утверждения графика дополнительным документом, последующее его изменение производится в той же форме.

Скачать образец приказа

Форма Т6 – приказ о предоставлении отпуска работнику

Если время отпуска по графику приближается, за 14 суток до его начала кадровик уведомляет сотрудника о дате наступления и окончания отдыха. Работник обязан подать соответствующее заявление.

Заявление, согласованное руководителем структурного подразделения, служит основанием для издания приказа по форме Т-6 или в свободной форме с соблюдением требований делопроизводства.

Правильное заполнение формы Т-6 может существенно сократить в дальнейшем срок на анализ информации об отпусках сотрудника, ведь там указывается, кроме даты его начала и окончания:

  • период;
  • он разбит по видам на основной и дополнительный;
  • общее число дней отдыха.

Скачать образец приказа

Если работник болел во время отпуска, его срок продлевается. Однако, сотрудник обязан уведомить работодателя или о продлении или о переносе части дней отдыха. На предприятии издается соответствующее распоряжение и корректируется график.

В какие сроки нужно утвердить график отпусков приказом?

По общему требованию законодателя, акт об очередности отдыха сотрудников должен быть готов уже 17 декабря года, предшествующего отпускному.

В случае нарушения этого срока служба по контролю за соблюдением трудовых прав в ходе проведения соответствующей проверки может привлечь юридическое лицо к административной ответственности.

Виновное должностное лицо может отделаться предупреждением, или заплатить штраф от 1 тысячи до пяти тысяч рублей. Для предпринимателя наказание в виде предупреждения не предусмотрено, здесь закон более суров.