Организация рабочего времени, его планирование и учет

Для любой организации использование рабочего времени является важнейшей составляющей производства. Это обусловлено тем, что время является одним из основных ресурсов, требуемых для производства. Его четкая структуризация и распределение на решение актуальных задач повышает эффективность производства и успешность организации.

Чем определяется продолжительность рабочего дня в организации?

Продолжительность рабочего времени в организации определяется главой 15 Трудового кодекса РФ. Она указывает, что для каждого сотрудника нормой является 40 часов в неделю. Предписывается при этом, что распределение выработки и установление графика осуществляется каждым предприятием отдельно. Соответственно возникает вопрос, каким локальным нормативным актом устанавливается режим рабочего времени в организации.

Законодательство указывает, что основным актом в данном случае будет внутренний распорядок предприятия, те локальные правила, на основе которых регламентируется труд сотрудников.
Отдельным актом для этих целей может быть трудовой договор. Однако в нем график работы закрепляется в том случае, если он отличен от общих предписаний. К примеру была заключена индивидуальная договоренность о других временных рамках.

Сущность организации рабочего времени

Планирование на предприятии рабочего времени многие рассматривают как установление графика. Однако данное определение включает в себя более широкое значение. Часто используется такое понятие как тайм-менеджмент, но оно не совсем верное. На практике время не такой ресурс, которым управляют. Возможно лишь регулировать и влиять на его использование.

То есть основная цель планирования — это распределение работы каждого сотрудника в установленный срок таким образом, чтобы эффективность его труда была максимальной.

Основные правила планирования рабочего времени

Программа для планирования рабочего времени — это перечень пошаговых задач, каждая из которых служит достижению основной цели. Сюда могут входить следующие действия:

  • стремление к росту эффективности труда — может рассматриваться как в общем порядке по предприятию, так и индивидуально для каждого работника;
  • осуществление контроля над работой и временных затрат на ее выполнение;
  • оптимизация процессов, исключение лишних действий и неэффективных аспектов, негативно влияющих на производительность;
  • анализ существующей ситуации и деятельность по улучшению планирования и используемых методов;
  • установление порядка действий с назначением приоритетов, которые определят степень важности тех или иных задач;
  • разграничение между рабочим и личным временем.

Последний пункт направлен на то, чтобы минимизировать потери рабочего времени на производстве.

Планирование рабочего времени руководителем

Система планирования труда — это поэтапный процесс. Основывается он на анализе выработки и установлении тех норм, которые нужны для реализации поставленных задач. Чаще всего в этих случаях используется фотография рабочего времени или хронометраж.

На основе полученных данных можно составить наглядную картину, сколько труда и времени требуется для выполнения определенной работы. Согласно этим данным руководитель принимает решение о формировании штата, а также назначении сроков исполнения.

Роль руководителя в планировании является крайне важной. Его личные качества и действия могут влиять на организацию труда как положительно, так и отрицательно.

К негативным влияниям относят следующие аспекты:

  • спешка, беспорядочные и суетливые действия;
  • отсутствует возможность полноценно отдохнуть, назначение работы на дом;
  • отсутствует должный уровень мотивации;
  • не имеется четко организованной коммуникативной линии, которая обеспечит своевременную связь в решении актуальных вопросов;
  • не назначаются приоритеты и порядок решения поставленных задач;
  • нет распределения ответственности.

Данный перечень указывает на те действия, которые следует избегать. Это позволяет в конечном итоге получить такое планирование труда, которое покажет наибольшую эффективность.

Как ввести суммированный учет рабочего времени в организации

Учет рабочего времени на предприятии осуществляется по разным показателям. Обычно это восьмичасовая смена с перерывом на обед. Однако возникают ситуации, когда смены могут носить нерегулярный характер, а также отличаться друг от друга по количеству часов.

В этом случае используют такое понятие как суммированный учет. Исходит оно из того, что норма для человека — 40 часов в неделю. Однако если в силу специфики производства данная норма систематически перевыполняется или не выполняется, в расчет берут более длительный отрезок времени — месяц, квартал, год.

В законодательстве нет определенных правил, по которым такой учет ведется. То есть выработка работника должна исходить из его нормы. Если суммированный расчет показывает, что средний показатель превышает 40 часов в неделю, а работодатель не доплачивает за перевыполнение — может последовать штраф.

Вводится суммированный учет в локальных правилах при назначении графика. Если такой вариант предусмотрен в индивидуальном порядке — следует прописать установленные нормы в трудовом договоре.

Как в организации ведется табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени — это унифицированная форма документа, которая отображает информацию о явках и пропусках работы для каждого из сотрудников. Данный образец является обязательным для заполнения и становится в дальнейшем основой для начисления заработной платы.

Ведется такой документ как в ручном режиме, заполнением формы Т-12, так и в электронном варианте по образцу Т-13. Составляется он обычно на тот календарный период, за который начисляется заработная плата.

Скачать заполненный образец табеля учета

Кто должен вести табель учета рабочего времени по закону

Табель учета ведет назначенное лицо, обычно сотрудник отдела кадров. Если организация небольшая, то форма заполняется одним специалистом. Однако если имеются подразделения, то на каждое из них составляется отдельный документ.

Составляется табель учета по следующей схеме:

  • назначенный сотрудник отмечает посещаемость каждого из работников в установленный период, проставляет реквизиты документа и свою подпись;
  • документ направляется руководителю отделения и подписывается им;
  • после этого акт направляется в бухгалтерию, которая заполняет свою часть и рассчитывает итоговую зарплату.

Для заполнения используется буквенные или кодовые обозначения, в начале документа обычно приводится их стандартный перечень.

Срок хранения табеля учета рабочего времени в организации

Данные о сроках хранения табеля учета разнятся. Это происходит по той причине, что специфика предприятия предполагает разные условия труда для сотрудников. К примеру для офисных сотрудников срок хранения такого документа составляет от четырех лет.

Однако если речь идет о работе с вредными условиями труда или в экстремальных условиях, срок хранения увеличивается до 75 лет. Это обусловлено необходимостью учитывать стаж работы при начислении пенсионных и страховых выплат.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста
Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):
  • +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 707-31-40 — все регионы РФ.