Журнал регистрации трудовых договоров – образец 2017

В каждой организации, вся документация, которая заключаются в ходе рабочего процесса, должна быть зарегистрированы в специальной учетной тетради. В данной тетради необходимо зафиксировать все данные, касающиеся создания, принятия и срока действия дополнительных соглашений и договоров.

Данный учет касается такой документации, как трудовые договора, дополнительные соглашения и приказы. Ведение такой тетради, не является обязанностью работодателя, но облегчает работу кадровика в отношении поиска доп информации и учета документации.

Польза от данной тетради, заключается в таких моментах, как:

  • хранение документов (все важные данные содержатся в одном документе);
  • быстрое решение конфликтов (сокращается время на дополнительный поиск необходимой информации);
  • быстрое оформление дополнительной документации, на основе записей из учетной тетради.

В некоторых организациях, ведется несколько тетрадей, которые отвечают за разные виды учета, тем самым облегчая кадровую работу.

Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений

В законодательстве РФ отсутствует закон, который обязывает работодателей вести данную книгу, но существуют определенные правила содержания документов, в которых содержится информация о регистрации всей документации предприятия.

Поэтому, при отсутствии данного документа, могут возникнуть спорные ситуации с представителями проверяющих органов.

С помощью систематизации данных, кадровик ведет постоянный учет, тем самым облегчает себе работу, в отношении выдачи справок для сотрудников и поиска любой информации, которая касается документов.

Форма журнала регистрации трудовых договоров и доп соглашений

Журнал регистрации уведомлений к трудовым договорам, не имеет единой формы в законах РФ, поэтому может быть в бумажном или электронном виде.

Чаще всего, используется бумажная форма уведомлений, в виде плотной тетради. Твердая обложка позволяет продлить время хранения уведомлений и сохранить внешний облик.

На титульном листе тетради уведомлений, необходимо указать название компании и самой книги, а также дату, которая является началом ведения данного документа. На втором листе, нужно указать всю персональную информацию о лицах, которые ответственны за ведение журнала регистрации.

Лучше всего заполнять информацию в виде таблицы, так как ответственные за ведение этого документа могут меняться. В электронной форме уведомлений, также формируется таблица для заполнения.

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

Как правильно хранить книгу? Для правильного хранения бумажных книг, необходимо нумеровать и прошивать документ, чтобы не потерять часть информации, внесение которой производится в течение всего времени.

Важно помнить, что все доп. сведения, которые содержатся в этой книге, являются персональными данными, именно поэтому нужно учитывать все правила хранения. Согласно ФЗ №125, а именно ст. 22.1, срок хранения составляет 75 лет.

Журнал регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам — образец

Порядок и требования, по заполнению сведений из дополнительных соглашений в учетную книгу, не установлены в законах РФ. Поэтому, данные сведения, также, не являются обязательными для регистрации в отдельный документ. Но, ведение регистрационной книги очень полезно для работодателя и работника, например для того, чтобы отслеживать изменение определенных пунктов и страниц трудовых договоров.

Скачать образец

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Как правильно заполнить журнал регистрации трудовых договоров?

Для правильного заполнения существует определенный порядок, который включает в себя такую информацию, как:

  • при большом количестве оформляемой документации, регистрационную книгу нужно вести ежегодно;
  • при допущении ошибки в заполнении, штрафные санкции не предусмотрены для ответственного лица;
  • хранение книги должно быть в течение 75 лет;
  • при завершении ведения регистрационного журнала, нужно прошитый документ, зафиксировать пломбой и передать в архив;
  • подписи руководителя, проставляются на задней обложке.

Скачать образец

Приказ о назначении ответственного за ведение журнала регистрации трудовых договоров

Регистрационный журнал, является подтверждением наличия всей важной документации, которая оформляется в ходе рабочей деятельности. На основании общего порядка, ведение данной книги производится менеджером по персоналу, кадровым специалистом или бухгалтером, который отвечает за правильность оформления и предоставления при проверке.

Действие учетной книги, подтверждается приказом, который определяет порядок и правила, ответственное лицо и формат ведения.

Образец приказа

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста
Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):
  • +7 (499) 350-88-72 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 309-46-73 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (499) 350-88-72 — все регионы РФ.