Командировки — это неотъемлемая часть работы для многих сотрудников. От правильного оформления документации будет зависеть результат поездки. С 2015 года, служебное задание исключено из обязательного перечня для оформления командировки, но несет серьезную функциональную пользу.
Обязательный документ в этой процедуре — служебная записка на командировку. Образец 2018 года можно найти в статье по ссылке.
Служебное задание на командировку в 2018 году
Упрощение документооборота привело к отмене обязательного оформления задания и командировочного удостоверения при убытии работника в командировку (хотя по-прежнему нужно оформлять отчет о командировке). Но многие работодатели предпочитают пользоваться устоявшимися формами командировочных заданий, для уточнения не только сроков и места рабочей поездки, но и ее целей. Данная форма может применяться организациями по собственному желанию, а ее обязательность может быть закреплена в локальных документах. Командировочное задание может быть выдано для поездок как внутри страны, так и за ее границами. Подробнее о том, как происходит оформление командировок в 2018 году в статье по ссылке.
Что такое служебное задание?
Служебное задание — это документ, регламентирующий все основные положения предстоящей поездки.
В образце обязательно указываются такие пункты:
- Наименование сторон убытия и прибытия.
- Данные сотрудника, которого отправляют в поездку.
- Крайние даты поездки, включающие также время на дорогу в ту и другую сторону.
- Указываются цели, которые должен достичь сотрудник в командировке.
По большому счету, командировочное направление необходимо именно сотруднику, а не организации, для того, чтобы он мог сверить даты пребывания и имел четкие ориентиры для работы во время поездки.
Документы для оформления служебного задания
По прибытии из командировки сотрудник обязан предоставить:
- образец командировочной записки с отметками от принимающей организации;
- финансовые отчеты, подтверждающие поездку и позволяющие произвести выплаты по компенсации.
К таким отчетам можно отнести билеты на транспорт, если работник ездил на собственном автомобиле, то чеки с заправки. Для подтверждения оплаты за проживание необходимо представить платежные документы из гостиницы или общежития. Это могут быть как чеки об оплате, так и счет фактура для безналичного расчета.
Какие требования к документу существуют – нормативная база
Ранее бланки командировочных записок были строго регламентированы государственными нормативными актами РФ. Образцом бланка была признана форма Т-10а. Положение о служебных командировках в 2018 году отменяет обязательное пользование данным образцом, но не запрещает его. Организации, желающие ввести данный образец документа для обязательной отчетности, могут вносить утвержденную форму в локальные кадровые документы или составлять индивидуальные задания по внутренне разработанной форме.
Форма служебного задания
Оформлять образец записки необходимо в следующем порядке и внести следующие данные:
Сведения об организации и сотруднике:
- название организации;
- код ОКПО;
- № документа и дата его заполнения;
- Ф.И.О. работника;
- табельный номер работника.
Информация в столбцах:
- подразделение, к которому относится работник;
- должность;
- куда убывает – город и страна;
- название организации, куда прибывает работник;
- день отъезда;
- день приезда;
- цель командировки;
- подпись руководителя.
Как правильно заполнить служебную записку – кто ее подписывает?
Служебная записка в обязательном порядке подписывается руководителем. В день перед убытием на документе проставляется дата и печать предприятия, свидетельствующая об отправлении работника в командировку. Такие же отметки должны быть проставлены принимающей стороной при прибытии и убытии. Образец записки составляется в 1 экземпляре на каждого сотрудника отдельно. После прибытия и полного документального и финансового отчета записка, вместе с чеками, отправляется в бухгалтерию, где и подшивается в соответствующую папку.
Отчетность о выполнении служебного задания в каком виде преподносится?
Отчет о командировке должен составлять прибывший сотрудник, заполнив оставшуюся часть записки. В отчете описываются, какие работы были произведены и какие цели достигнуты. Также в нем можно описывать дополнительные мероприятия, которые не планировались, но были проведены. По результатам поездки делаются выводы об успешности проведенного мероприятия. Отчет предоставляется не позднее 3-х дней после прибытия.
