Авансовый отчет по командировке — пример авансового отчета по командировке

Авансовый отчет по командировке — это один из обязательных бухгалтерских документов. Он подтверждает расход выданных ранее средств и обосновывает компенсацию командировочных расходов. Процедура его оформления достаточно регламентирована законодательством.

Авансовый отчет по командировке

Как правильно оформить авансовый отчет по командировке? Бюджетные организации, используют с 2015 специальный бланк ОКУД 0504505. Остальные работодатели, могут воспользоваться бланком АО-1 или произвольной формой, включающей все обязательные данные.

На первой странице бланка, вносятся личные данные сотрудника, сведения о выданных ему подотчетных денег и имеющейся задолженности.

На следующей странице записывают наименования бумаг, подтверждающих расходы, с указанием их реквизитов и потраченных сумм.

В случае загранкомандировки, если выдавались деньги в инвалюте, то в документе отражаются, как суммы в инвалюте, так и эквивалентные суммы в рублях. Пересчет осуществляется по курсу, на момент утверждения отчетности.

Если же подотчетная сумма выдавалась в рублях, то и в отчетности указываются лишь рубли. Но при этом валютные траты за границей, придется пересчитывать на российские деньги.

Подтверждающие бумаги (квитанции и чеки) приклеивают на отдельный лист А4.
Документ подписывается лицом, его заполнившим. Затем его проверяет на правильность заполнения, сотрудник бухгалтерии, ставятся подписи директора компании и главбуха.

В настоящее время, его разрешено оформлять на компьютере. Это может сделать, к примеру, бухгалтер на основании тех бумаг, которые предоставит подотчетное лицо. Заверяется документ электронными подписями вышеуказанных лиц.

Пример авансового отчета по командировке

Форма авансового отчета по командировке в 2018, осталась по сути прежней. Добавлена лишь строка, в которой бухгалтер подтверждает своей подписью, получение от сотрудника бумаги на проверку.

Могут использоваться формы:

• унифицированная, № АО-1;
• разработанные непосредственно компаниями и утвержденные приказом руководителя. При этом они должны учитывать все обязательные реквизиты;
• электронная форма.

Срок сдачи авансового отчета по командировке

Сотруднику, который взял подотчетную сумму, отводится трехдневный срок, со дня прибытия для предоставления отчетного документа и подтверждающих расходы бумаг: квитанций, чеков и т. п.

Пропуск указанного срока, чреват для фирмы санкциями со стороны налоговой службы. Работодатель может удержать сумму из зарплаты работника, если он не вернет неиспользованный остаток в указанный срок.

Утвержден авансовый отчет по командировке проводка

После подписания документа, бухгалтерия отражает в учете проводки. Запись по выдаче аванса, вносится по дебету 71 и кредиту 50. При перечислении на платежную карту командировочного — Дт 71 Кт 51.

Далее, исходя из того, на что выдавались деньги, записи будут выглядеть, например, так:

• Затраты на материалы — Дт10-Кт71;
• Хозяйственные операции компании — Дт20-Кт71, Дт26-Кт71, Дт44-Кт71;
• При возврате денег — Дт 50 — Кт 71;
• При перерасходе — Дт 71- Кт 50 (51).

Нецелевые траты оформляются проводкой:

• Дт94-Кт71 – средства с подотчётного, списываются в недостачи компании;
• Дт70-Кт94 – сумма вычитается из зарплаты работника, не подавшего оправдательных бумаг.

Образец заполнения авансового отчета по командировке

Скачать бланк АО-1

Приказ на командировку к авансовому отчету — образец

Нужно ли прикладывать к авансовому отчету приказ на командировку? Распоряжение руководителя, оформленное в виде приказа о командировании, выдавался сотруднику на руки. По завершению выполнения задания он должен его вернуть.

Скачать образец приказа

Какие документы нужны для авансового отчета по командировке?

В число обязательных бумаг, оправдывающих командировочные затраты, входят:

• удостоверение командировочного, если оно выдавалось;
• бумаги, доказывающие факт использования жилья в командировочный период;
• билеты и прочие бумаги, подтверждающие расходы на транспорт;
• бумаги, удостоверяющие прочие траты в рабочей поездке.

Все обязательные реквизиты на документах, оформляются согласно требованиям сотрудников налоговой службы, без наличия существенных повреждений. Документ о расходах на проживание, выданный на иностранном языке, подлежит переводу.