Авансовый отчет по командировке — это один из обязательных бухгалтерских документов. Он подтверждает расход выданных ранее средств и обосновывает компенсацию командировочных расходов. Процедура его оформления достаточно регламентирована законодательством.
Авансовый отчет по командировке
Как правильно оформить авансовый отчет по командировке? Бюджетные организации, используют с 2015 специальный бланк ОКУД 0504505. Остальные работодатели, могут воспользоваться бланком АО-1 или произвольной формой, включающей все обязательные данные.
На первой странице бланка, вносятся личные данные сотрудника, сведения о выданных ему подотчетных денег и имеющейся задолженности.
На следующей странице записывают наименования бумаг, подтверждающих расходы, с указанием их реквизитов и потраченных сумм.
В случае загранкомандировки, если выдавались деньги в инвалюте, то в документе отражаются, как суммы в инвалюте, так и эквивалентные суммы в рублях. Пересчет осуществляется по курсу, на момент утверждения отчетности.
Если же подотчетная сумма выдавалась в рублях, то и в отчетности указываются лишь рубли. Но при этом валютные траты за границей, придется пересчитывать на российские деньги.
Подтверждающие бумаги (квитанции и чеки) приклеивают на отдельный лист А4.
Документ подписывается лицом, его заполнившим. Затем его проверяет на правильность заполнения, сотрудник бухгалтерии, ставятся подписи директора компании и главбуха.
В настоящее время, его разрешено оформлять на компьютере. Это может сделать, к примеру, бухгалтер на основании тех бумаг, которые предоставит подотчетное лицо. Заверяется документ электронными подписями вышеуказанных лиц.
Пример авансового отчета по командировке
Форма авансового отчета по командировке в 2018, осталась по сути прежней. Добавлена лишь строка, в которой бухгалтер подтверждает своей подписью, получение от сотрудника бумаги на проверку.
Могут использоваться формы:
- унифицированная, № АО-1;
- разработанные непосредственно компаниями и утвержденные приказом руководителя. При этом они должны учитывать все обязательные реквизиты;
- электронная форма.
Срок сдачи авансового отчета по командировке
Сотруднику, который взял подотчетную сумму, отводится трехдневный срок, со дня прибытия для предоставления отчетного документа и подтверждающих расходы бумаг: квитанций, чеков и т. п.
Пропуск указанного срока, чреват для фирмы санкциями со стороны налоговой службы. Работодатель может удержать сумму из зарплаты работника, если он не вернет неиспользованный остаток в указанный срок.
Утвержден авансовый отчет по командировке проводка
После подписания документа, бухгалтерия отражает в учете проводки. Запись по выдаче аванса, вносится по дебету 71 и кредиту 50. При перечислении на платежную карту командировочного — Дт 71 Кт 51.
Далее, исходя из того, на что выдавались деньги, записи будут выглядеть, например, так:
- Затраты на материалы — Дт10-Кт71;
- Хозяйственные операции компании — Дт20-Кт71, Дт26-Кт71, Дт44-Кт71;
- При возврате денег — Дт 50 — Кт 71;
- При перерасходе — Дт 71- Кт 50 (51).
Нецелевые траты оформляются проводкой:
- Дт94-Кт71 – средства с подотчётного, списываются в недостачи компании;
- Дт70-Кт94 – сумма вычитается из зарплаты работника, не подавшего оправдательных бумаг.
Образец заполнения авансового отчета по командировке
Приказ на командировку к авансовому отчету — образец
Нужно ли прикладывать к авансовому отчету приказ на командировку? Распоряжение руководителя, оформленное в виде приказа о командировании, выдавался сотруднику на руки. По завершению выполнения задания он должен его вернуть.
Какие документы нужны для авансового отчета по командировке?
В число обязательных бумаг, оправдывающих командировочные затраты, входят:
- удостоверение командировочного, если оно выдавалось;
- бумаги, доказывающие факт использования жилья в командировочный период;
- билеты и прочие бумаги, подтверждающие расходы на транспорт;
- бумаги, удостоверяющие прочие траты в рабочей поездке.
Все обязательные реквизиты на документах, оформляются согласно требованиям сотрудников налоговой службы, без наличия существенных повреждений. Документ о расходах на проживание, выданный на иностранном языке, подлежит переводу.
- +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
- +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
- +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.